Ongefilterd: Boze evenementorganisatoren, kapotte weegschalen en een community die voorop staat

Welkom terug bij Unfiltered, onze maandelijkse behind-the-scenes serie waarin we delen wat er echt gebeurt bij Green Coffee Collective. Dit gaat niet over gepolijste aankondigingen of perfecte resultaten. Het gaat erom eerlijk te zijn over de realiteit van het opbouwen van iets nieuws en proberen dingen anders te doen in de sourcing van groene koffie.

We zijn nog steeds een klein team, bezig met het bouwen van een platform dat niet helemaal het gebruikelijke importeursboekje volgt. We ontdekken het gaandeweg, en met elke beslissing, elke fout en elke stap vooruit leren we. Deze berichten zijn onze manier om je mee te nemen op deze reis, en hopelijk voel je je zo wat meer verbonden met wat we aan het bouwen zijn en waarom we het doen.

Dit is wat er deze maand is gebeurd.

Manchester Community Cupping – de eerste van velen

In april organiseerden we onze allereerste community cupping in Manchester. Iets wat ik al lang wilde doen. We hebben het al een tijd over het opbouwen van een groene koffiebedrijf dat niet alleen koffie de deur uitstuurt, maar mensen echt met elkaar verbindt. Maar, zoals bij de meeste dingen als je een klein team bent, bleef het een leuk idee totdat er capaciteit was.

Dat veranderde toen Saskia bij het team kwam. Haar achtergrond, energie en drang om onze community op te bouwen betekenden dat we eindelijk evenementen de aandacht konden geven die ze verdienen. En als we afgaan op dit Manchester evenement, zitten we op iets goeds.

Een enorme dank aan Saskia voor het organiseren en aan Nat van Aiturm voor het beschikbaar stellen van de ruimte. Ook hadden we Jonny van Mi Cafe, Mark van Khipu en James van Omwani bij ons, die elk verhalen deelden vanuit hun kant van de supply chain.

We hoopten op ongeveer 20 deelnemers, dus toen er meer dan 30 mensen kwamen opdagen voelde dat als een echte overwinning, zeker gezien het onze eerste poging was. We vroegen een kleine entreeprijs van £5 – vooral om ervoor te zorgen dat mensen die een plek hadden gereserveerd ook daadwerkelijk kwamen – en eventuele overgebleven gelden na de huur van de locatie worden gedoneerd aan een van de goede doelen die we steunen. Dat is iets wat we willen laten groeien naarmate deze evenementen groeien. Hoe groter het publiek, hoe groter de impact.

We hadden ongeveer 20 koffies verdeeld over de drie cupping tafels en het was een geweldige kans voor mensen die nieuw zijn in het cupping proces om het eens te proberen. Goed gedaan aan iedereen die zich erin stortte en het probeerde!

We hadden ook een paar van onze sample roasters opgesteld zodat iedereen die geïnteresseerd was kon meedoen en het kon proberen. Een of twee mensen die nog nooit eerder hadden geroosterd waagden een poging, wat voor ons erg belonend is omdat ervaren roasters binnen onze community zo een helpende hand kunnen bieden aan een paar nieuwkomers.

Bristol is de volgende. Houd de details binnenkort in de gaten.

London Coffee Festival – grote uitgave, grote leerervaring

Dit domineerde april en mei. Het was veel. Het London Coffee Festival was de grootste financiële investering die we hebben gedaan sinds de lancering van Green Coffee Collective.

Om je een idee te geven van de ruwe cijfers, de stand zelf kostte ongeveer £5.000. Tel daar elektriciteit bij van £650, accommodatie rond £750, een op maat gemaakte achtergrond en standontwerp van £1.500, en dan alle kleine extra’s – tafels huren, bewegwijzering, drukwerk, voorraadvoorbereiding – en we zaten net onder de £10.000.

Dus ja – we voelden de druk.

Maar de beslissing erachter was duidelijk. Als we serieus zijn over het bereiken van meer roasters, dan is dit waar ze zijn. Met twee industriële dagen en het weekend gericht op consumenten, trok alleen zaterdag al meer dan 7.000 mensen. En gezien de recente groei in die doelgroep voelde het als het juiste moment om er vol voor te gaan.

Donderdag en vrijdag waren handelsdagen, wat ons de kans gaf iets echt anders te doen. Importeurs exposeren meestal niet op dit soort shows. Dus lieten we onze sourcing partners het stand een uur per keer overnemen tijdens de twee industriële dagen – zodat zij zich konden presenteren in het hart van LCF zonder dat ze het weekend erbij hoefden te zijn... waar importeurs meestal minder relevant zijn.

Voor de consumentendagen deelden we kleine zakjes van 100g groene bonen uit – met een kaartje eraan vastgemaakt met een link naar een Instagram reel over hoe je ze thuis in een pan kunt roosteren. En als mensen nieuwsgierig waren, nodigden we ze uit om het roosteren op een Kaffelogic direct bij de stand te proberen.

Dat deel werkte. Wat niet helemaal volgens plan ging was mijn poging tot een guerrilla marketingcampagne.

Bezorgd dat we misschien niet genoeg bezoekers zouden krijgen, vooral omdat onze stand verstopt lag op de derde verdieping in de verste hoek, drukte ik 2.000 visitekaartjes met een QR-code die linkte naar een WhatsApp-bericht. In grote rode letters stond er "Free Drugs" op, met eronder in kleine letters "Don't worry it's green coffee". We deelden ze ’s ochtends vroeg uit in de buurt van de locatie.

Nog geen uur later kwam een boze organisator op me af om te zeggen dat het blijkbaar extra kost om flyers uit te delen. Natuurlijk. Ik denk dat er niets is waar organisatoren geen extra kosten voor rekenen. Hij zei wel dat hij de aanpak respecteerde, maar we moesten stoppen. Gelukkig hadden we gedurende de hele 4 dagen een goede bezoekersstroom en waren er zelfs momenten dat er drie tot vier mensen diep in de rij stonden om het roosteren te proberen.

Enorme dank aan Dan van Big Hand Little Hand voor het lenen van prachtige tafels die echt hielpen om de stand samen te brengen. Ze werden het middelpunt voor onze cuppings en demo-ruimte, en maakten echt een verschil.

Qua resultaten verkochten we een flink aantal Kaffelogic machines en groene bonen in het weekend. Dat hielp een groot deel van onze uitgaven terug te verdienen, maar nog belangrijker, we ontmoetten mensen – nieuwsgierige thuisroasters, professionals, enthousiastelingen – die nu weten wie we zijn, waar we voor staan en waarom we dingen anders doen.

Kapotte machines, zwaardere zakken

April bracht ons ook terug naar onze basis – en niet op een goede manier.

Onze automatische weger, die ons helpt om volle zakken van 30–60kg op te splitsen in 5kg eenheden, besloot ermee te stoppen. Dit is dezelfde goedkoopste optie machine die we vorig jaar kochten – een beetje een gok destijds. En nu, natuurlijk, begint die gok ons in te halen.

Geen merktekens. Geen klantenservice. Geen manier om de motor te identificeren die kapot is. Dus voorlopig wegen we elke bestelling weer met de hand.

Het is pijnlijk geweest.

Toen we net begonnen, was het wegen van 5–8 bestellingen per week met de hand prima. Nu, met het volume dat we doen, is het een ander verhaal. Alex, die de operatie runt, heeft niet bepaald stilletjes laten weten dat dit niet was hoe hij de afgelopen weken wilde doorbrengen.

De les is duidelijk – als iets cruciaal wordt voor je bedrijfsvoering, investeer er dan goed in. En als het kapot gaat, zorg dan dat er een manier is om het te repareren.

Nieuwe roasters helpen hun weg te vinden

We hebben de laatste tijd geweldige gesprekken gehad met roasters die net beginnen. En een grote kans werd duidelijk – we hebben het moeilijker gemaakt dan nodig is om de juiste koffie te vinden.

Als je een ervaren roaster bent, zoek je misschien een gewassen SL28 uit Kenia op een specifieke hoogte. Maar als je net begint, wil je misschien gewoon iets dat goed werkt voor espresso. Daar hebben we een kans gemist.

We werken nu aan content en site-aanpassingen om mensen te begeleiden op basis van zetmethode – niet alleen herkomst of proces. Iets als "Groene koffie voor melkgebaseerde espresso" of "voor filterzetten" klinkt misschien vanzelfsprekend, maar we hadden de ervaring er niet omheen gebouwd. Er is wat overlap tussen koffies in verschillende categorieën, maar omdat wat werkt voor een specifieke zetmethode uiteindelijk subjectief is, hopen we dat dit op zijn minst nieuwkomers in het roosteren een handje helpt bij het kiezen wat bij hun behoeften past.

De belangrijkste les hier is simpel; praat met je klanten. Stel vragen. En maak het ze daarna makkelijker om te vinden wat ze zoeken. Vooral als ze nog niet weten wat dat precies is.

Reddit Ads – een misser

Deze deed even pijn. Ik ben al jaren Reddit-gebruiker en dacht altijd dat er potentie was. Er is een sterke roasting community. De logica leek kloppen – gerichte betaalde posts alleen aan UK en EU gebruikers die geïnteresseerd zijn in roosteren? Zou een no-brainer moeten zijn.

Ik heb de test ongeveer een maand gedraaid en £700 uitgegeven. Niet één verkoop.

We kregen wel veel interactie op een gepromote post waarin ik mensen vroeg wat ze wilden weten over groene koffie sourcing, maar dat leidde niet tot bestellingen. Dat wil niet zeggen dat het niet waardevol was – het gaf ons inzicht en zichtbaarheid. Maar uiteindelijk hebben we campagnes nodig die aankopen stimuleren.

Dus, les geleerd. Reddit is misschien goed voor gesprekken, maar waarschijnlijk niet voor betaalde klantenwerving – althans niet nu. Tijd om Meta te proberen.

De juiste manier van onboarding

Tot slot hebben we gewerkt aan iets wat al een tijd in mijn hoofd zat – zorgen dat wanneer iemand zich aanmeldt voor onze mailinglijst, we ze ook echt helpen er waarde uit te halen.

We hebben een nieuwe automatisering gebouwd die twee dingen doet:

Helpt ons te identificeren of iemand thuis of professioneel roostert.

Biedt een eenvoudige onboarding ervaring met nuttige links, context over wie we zijn, en relevante vervolgstappen gebaseerd op waar ze staan.

Een jaar geleden stuurde ik nieuwe klanten nog handmatig e-mails, vroeg wat ze roosteren, hoe we konden helpen, en wees ze op de juiste tools. Dat is niet meer schaalbaar. Maar we hebben alles wat we leerden uit die gesprekken verwerkt in een eenvoudige 4-delige welkomstflow die nu automatisch draait.

We doen ook een follow-up na aankoop waarin we om feedback vragen over de ervaring. En eerlijk gezegd zijn de inzichten die we daaruit kregen goud waard. We horen steeds duidelijker wat werkt, wat mist, en waar we moeten verbeteren.

Ik zou graag voor elke aankoop een persoonlijke touch willen bieden, maar dat moet in balans zijn met wat schaalbaar is. Het toevoegen van een goed opgebouwde automatiseringsflow stelt ons in staat elke nieuwe klant ten minste een beetje te helpen, terwijl we het zo persoonlijk mogelijk proberen te houden.

Dat was het voor mei. Als je tot hier bent gekomen – bedankt. We zijn dankbaar dat we dit kunnen opbouwen samen met een community van roasters die echt geven om goede koffie en goede relaties. En als je iets hebt dat je graag in de update van volgende maand wilt zien, reageer dan gerust of stuur ons een bericht.